Orice site de organizație, de prezentare de servicii sau produse, dacă are lucruri interesante de comunicat, ar trebui să aibă un „Press Room” – adică o secțiune specială pentru presă și bloggeri, unde să fie mereu publicate știrile „newsworthy” ale firmei.
Ce este un Press Room?
Un Press Room este o secțiune sau o pagină separată, plasată la vedere în meniul de navigare al site-ului, unde sunt publicate informațiile care merită să devină știre și mapa de presă.
Ce merită să devină știre?
„Newsworthy” („care merită să fie știre„) sunt acele informații noi despre activitatea firmei care pot prezenta interes pentru un număr mai mare de persoane (fie că este vorba de o nișă, cea căreia i se adresează serviciile sau produsele, fie că este vorba de interes public). De exemplu, faptul că webgrow.ro a lansat încă un site nu este o știre atât de importantă, deci nu punem astfel de știri în Press Room. În schimb, dacă facem un studiu legat de utilizarea internetului și rezultatele obținute sunt relevante pentru un număr mai mare de oameni, putem publica rezultatele acestuia.
Ca reguli generale, informațiile care pot ajunge știre trebuie să fie actuale, de proximitate (dacă noutatea afectează doar piața din Australia, nu este important pentru presa locală), să prezinte interes, să aibă potențialul de a influența în vreun fel viața celor interesați, să țină de firma care le publică (adică nu punem în propriul Press Room o știre despre o descoperire făcută de o altă organizație!) și să fie corecte, adevărate.
Aceste informații se publică în Press Room sub formă de comunicate, în format Notepad (neformatat, editabil) cu și fără diacritice. Motivele pentru acest format atât de sec sunt mai multe. Unul dintre ele este că e un format compatibil cu orice soft de editare. Altul este acela că fiecare unitate de presă va reface formatările (și adesea chiar va rescrie conținutul) în stilul propriu și după politica editorială proprie. Totuși, cum presa duce lipsă de timp, un format accesibil, cu sau fără diacritice (adică gata de publicare) are mai multe șanse să fie publicat fără modificări, decât un word complicat, scris cu patru tipuri de font, cu culori și zone boldate și subliniate (cum încă mai trimit către presă unele organizații, din păcate).
Ce este o „mapă de presă”?
O mapă de presă online este o secțiune în Press Room în care ar trebui să avem la modul general, disponibile mereu, indiferent dacă avem sau nu avem știri, următoarele materiale (care să poată fi descărcate):
- documente editabile, adică lucrate în Notepad, în două versiuni (cu diacritice, fără diacritice):
- prezentarea generală a firmei, organizației, persoanei care deține website-ul;
- citate legate de firma, organizația, persoana care deține website-ul (exemplu: pe un site al unui organizator de evenimente, câte un paragraf cu ceva ce a spus despre organizator unul dintre invitați);
- materiale vizuale:
- arhivă cu identitatea firmei, organizației, persoanei care deține website-ul în formate uzuale scalabile gen CDR, AI, EPS (logo, alte elemente vizuale);
- arhivă de imagini reprezentative în format mare (pentru tipar);
- arhivă de imagini reprezentative în format mic (pentru web);
- pagină cu date de contact pentru presă;
- pagină cu condițiile generale pentru parteneriate media, dacă este cazul.
Firme / entități care au nevoie de press room
- Organizatorii de evenimente și concursuri locale, naționale și internaționale, cum este iwcb.ro, Clientul nostru care a inspirat acest articol,
- organizațiile non-profit,
- politicienii,
- instituțiile statului,
- vedetele (și orice actor, cântăreț, sportiv, entertainer)
- organizațiile care inovează (prouse noi, îmbunătățiri ale tehnologiilor etc),
- toate firmele mari (mai ales dacă au produse care pot stârni controverse – de la producători de alimente și fast-food până la farmaceutice și calculatoare),
- firmele mici și active în domenii nișate pentru care există presă și bloggeri,
- toate firmele ale căror activități sunt de interes public.